No terceiro artigo da série sobre RPA, vamos trazer Um Guia Rápido de Como Implementar Automação Robótica de Processos (RPA) para que você tenha uma visão geral, “Big Picture”, de como funciona a implementação. Nos próximos artigos vamos detalhar algumas das etapas. Abaixo você encontra os links para os dois primeiros artigos da série sobre RPA:

O Que é Automação Robótica de Processos (RPA)?

7 Principais Ferramentas de Automação Robótica de Processos (RPA)

Uma Implementação Bem Sucedida de RPA

A implementação de RPA é bastante simples se você tiver um roteiro claro e detalhado. A maioria das implementações de RPA, incluindo o tempo necessário para configurar, testar e iniciar automações em produção, leva menos de dois meses.

Em uma implementação bem-sucedida, o processo automatizado é definido, implementado e documentado tão bem que funciona de maneira confiável e sem erros no ambiente de produção, proporcionando o máximo benefício para a empresa, que em geral tem uma pessoa designada que conhece o processo automatizado e a operação do robô, é o “Proprietário do Robô”. Essa pessoa pode identificar quaisquer necessidades de mudança ou ajustes no desempenho do robô e nos relatórios.

O valor da Automação Robótica de Processos é criado quando os funcionários podem entregar suas tarefas rotineiras e manualmente repetitivas aos robôs. Depois disso, eles podem usar o tempo para aumentar sua especialização em áreas mais exigentes intelectualmente, como desenvolver processos ou melhorar o atendimento ao cliente.

Abordagens Para Implementar RPA 

Para maximizar o impacto de uma implementação de RPA, começamos identificando os processos que produzirão os maiores benefícios quando automatizados. Adotamos como critério:

Impacto tanto no custo quanto na receita: os processos mais impactantes são caros e atingem os clientes. Por exemplo, a cotação de um produto para gerar uma proposta comercial pode trazer prejuízos se as regras de precificação não estiverem claras e sua velocidade e eficácia puderem definitivamente fazer ou quebrar uma venda. Tais processos são bons candidatos para RPA se eles puderem ser automatizados.

Alto volume: Um dos principais benefícios de implementar RPA é a redução do esforço humano. Começamos automatizando os processos de maior volume.

Com baixa tolerância a falhas: erros manuais em sistemas podem causar uma experiência negativa do cliente ou problemas regulatórios em alguns processos enfrentados pelo cliente. Esses processos são bons candidatos para automação, pois a automação evita erros manuais.

Propenso a erros: quanto mais propenso a erros manuais for um processo, mais benefícios a empresa pode obter ao automatizar esse processo.

Sensível à velocidade: todos os processos que podem atrasar a entrega de serviços aos clientes são bons candidatos para automação, pois a automação pode tornar os processos instantâneos.

Sazonalidade: encontrar trabalho temporário especializado é difícil. Processos com demandas irregulares forçam as empresas a empregar colaboradores de acordo com a sazonalidade (por exemplo, se a empresa recebe mais pedidos no período do Natal, provavelmente ela vai contratar mais nesse período e dispensar no mês seguinte). Os bots de RPA podem facilmente aumentar ou diminuir, gerenciando facilmente a sazonalidade da demanda. E isso com custo muito baixo, pois o robô pode ser ligado ou desligado de acordo com a necessidade.

Etapas de Implementação RPA

Com a definição dos processos que serão automatizados, criaremos automação de acordo com as etapas a seguir.

1. Apresentar os benefícios da implementação RPA a todos os envolvidos

A primeira coisa a fazer no processo de implementação é educar os colaboradores sobre o que é RPA e como a implementação trará benefícios a todos os envolvidos. Os funcionários também precisam ajustar sua mentalidade e se familiarizar com a ideia de ter um robô como colega de trabalho.

Implementar RPA em uma empresa também leva a mudanças nas funções. Uma das novas funções é o “Proprietário do Robô”. O proprietário do robô é o indivíduo que está ciente do processo antes e depois da automação, e o indivíduo que pode detectar quaisquer alterações ou problemas dentro da automação ou a necessidade de treinamento do robô. . Cada automação precisa ter um “Proprietário do robô” definido.

2. Workshops de processos

O segundo passo é organizar workshops de processo, algo comum em qualquer implementação de software de larga escala em uma empresa. O workshop é projetado para descobrir quais processos são adequados para automação, compreender seus detalhes e se o processo precisa de algum ajuste para automação. Isso é feito em conjunto com os especialistas em RPA e os funcionários da empresa, que são os especialistas nos processos.

3. Avaliação de casos de usos

Em seguida, avaliaremos as ideias que surgem durante os workshops e definiremos o processo mais adequado para automação. A definição é baseada na maturidade do processo, volumes e risco de erros quando executados manualmente.

Uma gravação do processo escolhido com o colaborador será anexada a documentação do processo como template.

4. Prova de Conceito (Proof of Concept – PoC)

É aqui que desenvolvemos a automação em um ambiente de teste. O objetivo desta etapa é treinar o robô para executar o processo conforme planejado e prepará-lo para quaisquer exceções dentro do processo. A fase PoC normalmente leva de 5 a 7 dias de trabalho, dependendo do processo escolhido para automação.

5. Piloto

A próxima etapa é um Piloto, onde implementamos um processo de automação em produção sob supervisão rigorosa. Durante essa fase, nos certificaremos de que a automação seja executada corretamente e de verificarmos quaisquer novas exceções não especificadas. Alterações na automação são feitas, se necessário. Após este passo, a automação irá operar de forma confiável e todas as suas ações podem ser rastreadas.

6. Produção

Levando a automação para a fase de produção como um todo. Depois que essa etapa for concluída, a automação estará pronta e será executada em seu ambiente de produção. Os passos Piloto e Produção requerem aproximadamente 5-10 dias de trabalho.

7. Roll-out e Suporte

Com a implementação em produção concluída, termina o trabalho dos consultores e então a equipe de Suporte recebe oficialmente o robô, detectando falhas técnicas e corrigindo conforme necessário. Uma operação assistida pode ser incluída no projeto, para que os consultores RPA acompanhem a equipe de suporte por alguns dias ajudando-os a identificar qualquer anormalidade. A equipe de suporte deve ser treinada em como operar o robô de automação e como monitorar sua infraestrutura.

8. Re-treinamento do robô, se necessário

Processos de implementação eficazes e coordenados permitem que a empresa obtenha os benefícios do RPA mais rapidamente. Cada etapa, do planejamento à produção, será tratada de acordo com as necessidades específicas da empresa e ajustes serão realizados à medida que a empresa ganha maturidade na automação robótica de processos.

Junto com Blockchain e Inteligência Artificial, RPA é uma das tecnologias mais promissoras para os próximos anos. A automação já é uma realidade e de que lado você quer estar? Daqueles que terão seu trabalho automatizado ou daqueles que estarão implementando as soluções automatizadas? Pense nisso!

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Equipe DSA