Os grandes empreendedores abordam seus dias e seu trabalho de maneira diferente da maioria das pessoas? Como eles se tornam tão eficientes e produtivos? O que as pessoas superprodutivas fazem diferente?

Para explorar essa questão, uma pesquisadora decidiu entrevistar vários autores, músicos, artistas, empresários e líderes de negócios para seu podcast, chamado How I Work. Ela conversou com eles sobre suas rotinas, rituais, práticas e truques de trabalho para entender como eles fazem muito mais (e como fizeram mesmo durante a pandemia) do que uma pessoa comum.

Quatro dicas se destacaram especialmente (e são valiosas). As referências estão ao final do artigo. Boa leitura.

1) Agrupe Suas Tarefas e Reuniões e Acesse Seu E-mail com Menos Frequência

A verificação de e-mails em lote se tornou uma dica de produtividade comum. A ideia é que você só olhe para sua caixa de entrada duas a três vezes por dia ou pause as notificações por um período de tempo para poder se concentrar no trabalho sem distrações.

Reuniões em lote, chamadas ou eventos virtuais podem ser igualmente eficazes. Uma pesquisa da Ohio State University mostrou que, quando temos uma reunião na próxima hora ou duas, fazemos 22% menos trabalho em comparação com quando não temos reuniões futuras.

Pense nisso. O que você está fazendo antes de uma chamada do Zoom com seu gerente, uma atualização de equipe virtual ou uma reunião individual com seu cliente? Você provavelmente está pensando no que vai dizer, deliberando perguntas ou ensaiando algum tipo de apresentação. É difícil entrar no fluxo rotineiro do seu trabalho quando você sabe que tem uma grande interrupção ao virar da esquina.

O professor da Wharton Adam Grant disse que encontrou uma maneira de contornar isso. “Em um dia de aula, mantenho todas as minhas horas de expediente no mesmo prazo geral”, disse ele. “Eu programo um intervalo de cinco minutos entre cada um apenas para acompanhar o e-mail e ter uma rede de segurança caso uma reunião seja longa. Outros dias, não tenho reuniões e consigo me concentrar e ser produtivo.”

Considere criar regras em torno de sua própria programação. Se você estiver mais alerta de manhã, tente agendar suas tarefas e reuniões mais exigentes com antecedência e deixe as tardes abertas para algumas horas de trabalho tranquilas.

2) Evite Usar o Mouse

Como assim?

Um estudo da Brainscape descobriu que a maioria das pessoas perde uma média de dois segundos por minuto de trabalho usando o mouse em vez de atalhos de teclado. Isso é equivalente a oito dias por ano!

Os benefícios de aprender atalhos de teclado podem ser enormes para sua produtividade. Felizmente, a maioria dos softwares compartilha os mesmos atalhos, o que significa que quanto mais você aprende, mais rápido você se torna em todos os aspectos. 

“Quase nunca toco no mouse”, disse Rahul Vohra, fundador do Superhuman (um software de e-mail que afirma fornecer a experiência de e-mail mais rápida do mundo). “E essa é uma regra que eu sigo, não apenas pela forma como construímos o Superhuman, mas em quase todos os softwares que uso”, disse Vohra.

3) Hack Comportamental

Se você está tentando estabelecer melhores hábitos de trabalho, Matt Mullenweg, cofundador do WordPress e da Automattic, relata que pequenos hacks comportamentais podem levar aos maiores retornos. “Se o que estiver mais próximo da minha cama quando acordo for o Kindle e não o telefone, é mais provável que eu leia”, disse Mullenweg. “Mas se o telefone estiver em cima do Kindle, é mais provável que eu olhe para o telefone.”

Em outras palavras, considere quais hábitos você deseja mudar e pense em como você pode alterar seu ambiente para influenciar esses comportamentos. Por exemplo, você provavelmente já ouviu falar que desligar o telefone ou colocá-lo no modo avião o ajudará a se concentrar mais no trabalho. Da mesma forma, fazer pequenas alterações ao seu redor pode inspirá-lo a agir em coisas que você tem evitado ou não quer fazer naturalmente.

Se você quiser ler mais, coloque uma pilha de livros em cada cômodo. Se você quiser cortar junk food, esconda seus doces sob as maçãs na fruteira para que toda vez que você tiver um desejo, você receba uma opção mais saudável primeiro. Se você quiser verificar as mídias sociais com menos frequência, exclua esses aplicativos do seu telefone. Se você quiser evitar checar e-mails o dia todo, pause sua caixa de entrada para não se distrair com cada nova notificação.

Você entendeu a ideia.

4) Leia Seu Trabalho em Voz Alta

Quer você goste ou não, somos todos escritores. Todos os dias, nosso sucesso no trabalho ou na escola é em parte determinado pela forma como podemos comunicar nossos pensamentos por e-mail, relatórios, projetos e talvez até artigos ou livros. Se você é um Cientista de Dados, por exemplo, uma grande parte do seu sucesso é definida pela forma como você realiza o trabalho e pela comunicação clara e precisa. Essa é metade da batalha vencida.

“Quase tudo o que escrevo de significativo, vou ler em voz alta”, relata Dan Pink, autor de best-sellers do New York Times. “Para mim, é um teste para saber se soa bem.”

Mesmo que seja demorado e trabalhoso, Pink diz que o processo o ajuda a elaborar melhor sua escrita. Ele sugere procurar palavras que são desajeitadas ou difíceis de ler e substituí-las por uma linguagem mais simples para que sua escrita seja mais fácil de digerir e entender.

Ler o trabalho em voz alta também permite que você revise com mais precisão. Você pode identificar frases que não agregam valor e encontrar o ritmo ideal para o seu trabalho. Se você tropeçar em suas próprias palavras durante a leitura, você sabe que não está funcionando. Se não estiver funcionando para você, também não funcionará para outra pessoa, o que pode levar a uma falha de comunicação que acaba consumindo ainda mais seu tempo para resolver. Essa é uma dica especialmente útil. Embora possa parecer tedioso, ler o trabalho em voz alta ajuda a tornar a escrita mais clara, concisa e, finalmente, mais impactante.

Ser produtivo não é fazer mais, mas fazer as coisas de maneira eficiente. A partir de agora, invista tempo nessas estratégias simples e faça pequenas mudanças para aproveitar melhor o seu dia.

Equipe DSA

Referências:

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