Temos recebido muitas perguntas sobre como iniciar um RPA CoE – RPA Center of Excellence ou Centro de Excelência em Automação Robótica de Processos. 

E este artigo explica os 5 passos necessários.

Boa leitura.

Um número crescente de empresas vê RPA (Automação Robótica de Processos) como a alavanca principal para ajudá-las a resolver seus desafios de custo e escalabilidade.

Bancos e empresas de seguros, por exemplo, estão descobrindo que podem implantar um robô de software relativamente barato para executar as mesmas tarefas repetitivas e baseadas em regras que um funcionário em período integral realiza, mas o faz 24 horas por dia e com precisão quase perfeita. Os funcionários em período integral são então liberados para assumir tarefas mais valiosas.

O ISG Automation Index™, publicado recentemente, mostra que RPA reduz as necessidades de recursos de unidades de negócios como Finanças, Contabilidade e RH em até 37%. Quando aplicado a processos rotineiros, como crédito e cobrança, RPA aumenta a produtividade em mais de 43%. O relatório também constatou que quase três quartos dos líderes de TI e de negócios vão implementar RPA de alguma forma.

Dada a facilidade de implementação e os resultados cada vez mais atraentes, as empresas estão considerando estabelecer uma estrutura para pequenas iniciativas de RPA, o que pode levar à automação em diferentes áreas dentro de uma empresa.

E processos manuais e altamente repetitivos, como cadastro de notas ou fornecedores, são ótimos candidatos para automação via RPA.

No entanto, à medida que RPA cresce, pode começar a assumir características de projetos de implementação de sistemas mais tradicionais – pelo menos do ponto de vista do modelo operacional – e forçar uma empresa a tomar decisões mais complexas relacionadas à implantação de tecnologia, gerenciamento de mudanças organizacionais e equipe, e atender aos padrões técnicos e de desempenho.

Especialmente nas grandes organizações que desejam implantar rapidamente a automação para atingir determinadas metas de negócios, um apetite crescente por RPA traz consigo seu próprio conjunto de desafios.

Para as organizações que desejam incorporar RPA de maneira ampla nas unidades de negócios, a resposta pode ser encontrada na implementação de um bem planejado RPA Center of Excellence (CoE).

Aqui estão as 5 considerações principais ao implementar um RPA CoE:

1. Equipe RPA com Funções e Responsabilidades Bem Definidas

Identifique um gerente de mudança, Arquitetos RPA, Desenvolvedores RPA, infraestrutura e suporte a serviços RPA para assumir papéis-chave no RPA CoE.

A equipe precisa entender como trabalhar bem em conjunto – e com as partes interessadas – para implantar a tecnologia de automação, aderir a processos e procedimentos e avaliar métricas de negócios e metas de desempenho, incluindo retorno do investimento e satisfação do cliente.

2. Estabelecer um Conselho RPA CoE

O Conselho RPA CoE é essencialmente um comitê diretor que fornece governança e direção gerais.

Ele deve se reunir regularmente e incluir representantes-chave dos negócios, TI, Finanças, auditoria, RPA CoE e outros que garantirão que os resultados das iniciativas de RPA estejam alinhados com os objetivos e expectativas da gerência executiva.

O Conselho do CoE deve se concentrar em impulsionar a adoção de RPA em todas as unidades de negócios para criar economia de escala, no design e desempenho da organização.

3. Estabelecer um Modelo de Governança Eficaz

À medida que a implantação da RPA se expande por toda a empresa, o RPA CoE provavelmente enfrentará desafios relacionados à colaboração entre departamentos.

Isso requer uma estrutura de governança que determina a participação e a interação entre os diferentes departamentos e estabelece protocolos e priorização para gerenciar e compartilhar conhecimento.

A estrutura de governança também deve criar uma estrutura para desenvolver e aplicar as melhores práticas para cada estágio de uma implementação de RPA.

4. Gerenciamento Pró-Ativo das Mudanças Organizacionais

O gerenciamento eficaz de mudanças estabelece as bases para a transferência bem-sucedida de trabalho de humanos para robôs e é uma parte essencial, mas muitas vezes esquecida, do processo de implementação.

O principal desafio com RPA é que a mudança é muito mais rápida do que na implantação tradicional de automação – portanto, o CoE precisa ajudar a impulsionar o planejamento operacional, o redesenho organizacional e a disposição do processo de trabalho antes / depois da implementação de soluções RPA.

5. Colaboração com a TI

À medida que a presença da RPA se expande pelas unidades de negócios, o suporte de TI se torna cada vez mais importante.

O CoE deve envolver funções de TI, incluindo infraestrutura, serviço / suporte, segurança e conformidade. Muitos CoEs nomeiam uma “Ponto Focal de TI” para trabalhar diretamente com a equipe do CoE para coordenar o desenvolvimento da automação, para que a TI esteja sincronizada com as necessidades de segurança e conformidade e para ajudar a resolver problemas técnicos que possam surgir.

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Equipe DSA

Referências:

Build your RPA Center of Excellence